Die Zukunft der Archivierung sind Managed Services
Die Email ist als geschäftliches Kommunikationsmedium heute nicht mehr wegzudenken. Oft werden Arbeitsverträge, Firmenunterlagen, Steuererklärungen oder ähnliche wichtige Dokumente per Email versendet. Für Unternehmen gelten dabei diesselben Regeln zur Aufbewahrung von digitalen Dokumenten wie für jene auf Papier. Dies stellt viele Firmen vor große Probleme. Mit neuen Archivierungs Programmen, die als Managed Services betrieben werden, wird die Archivierungspflicht den Firmen stark erleichtert.
Probleme bei der Archivierung bereiten vor allem die enormen Speicherkapazitäten, die gesammelte Geschäftsunterlagen über die Jahre hinweg verschlingen. Unternehmen brauchen ständig neuen Speicherplatz,was zusätzliche Hardware-Ausgaben und extra Kosten für Wartung und Verwaltung bedeutet. Zudem besteht bei der Speicherung innerhalb der Betriebsinfrastruktur die Möglichkeit, Daten im Nachhinein zu verändern. Das kann, gerade wenn viele Mitarbeiter unbegrenzten Zugang auf die hauseigenen Archive besitzen, katastrophale Folgen für ein Unternehmen haben. Man stelle sich nur die nachträgliche Veränderungen von Umsatzzahlen vor, die beispielsweise zu Steuernachzahlungen führen kann. Der Phantasie ist hinsichtlich unternehmerischen Datendisastern in dieser Hinsicht keine Grenze gesetzt. Managed Services schaffen Abhilfe.
Einfache Archivierungslösung: Managed Services
Die Lösung heißt Auslagerung: Als Managed Services, also der Verwaltung der Daten außerhalb des Unternehmensserver, lassen sich Geschäftsdaten sicher aufbewahren. Das neue eleven Archiving beispielsweise, bietet Unternehmen jeder Größe die Möglichkeit ihre Geschäfts-Emails revisionssicher und im Sinne des deutschen Datenschutzrechts auszulagern. Die Emails können nachträglich nicht verändert werden. Die Speicherung kann bis zu zehn Jahren erfolgen und ist auf große Datenmengen ausgerichtet, so dass eleven Archiving auch für Großkonzerne geeignet ist.
Hohe Datensicherheit von Managed Services
Zudem bieten Managed Services hohe Datensicherheit, da die Emails an mehreren Rechenzentren abgespeichert wird. So hat der Ausfall eines Speicherstandortes keine unmittelbaren Auswirkungen auf die Archivierung. Da ausschließlich deutsche Speicherstandorte genutzt werden, ist sichergestellt, dass die Daten Deutschland nicht verlassen und somit die strenge deutsche Datenschutzgesetzgebung nicht verletzt wird.
Managed Services entlasten Unternehmens-Server
Ein weiterer wichtiger Vorteil für Unternehmen von Managed Services ist die Schonung der eigenen IT-Ressourcen. Das entlastet die IT-Infrastruktur des Unternehmens , da kein Speicherplatz für das Archiv abgestellt werden muss und keine weitere Invstitionen in Hardware getätigt werden müssen. Zudem übernimmt der Anbieter den Wartungsaufwand, was wiederum Administratoren von lästigen Aufgaben befreit.
Genauere Informationen zu eleven Archiving auf dem eleven-securityblog .
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